Präsentieren vor japanischem Publikum
1. Schicke sehr ausführliches Informationsmaterial zu Ihrer Präsentation möglichst früh. Dadurch haben deine japanischen Partner genügend Zeit sich inhaltlich damit auseinanderzusetzen, Fragen vorzubereiten und sich intern abzustimmen.
2. Richte dich von Anfang an auf eine passive Zuhörerschaft ein und werte dies nicht im negativen Sinn als Desinteresse.
3. Spreche deutlich und langsam, wenn Du auf Englisch oder Deutsch präsentierst.
4. Vermeide zu viel Text! Unterstütze deinen Vortrag visuell mit einfachen Grafiken und Folien. Zeichne während deines Vortrages und visualisiere damit dein Gesagtes.
Verhandlungsstrategien
1. Plane ein genau abgestimmtes Team mit verteilten Rollen wie Wortführer, Beobachter, Experte. (Vorsicht: Hochrangige Personen halten sich in Verhandlungen meistens zurück. Wer viel spricht, ist nicht automatisch die wichtigste Person)
2. Side Talk: Es werden am Verhandlungstisch zahlreiche Nebengespräche zur internen Abstimmung geführt. Auch Du kannst dich mit deinen Kollegen beraten.
3. Lange Pausen können bedeuten, dass man einen Kommentar überdenkt, etwas nicht verstanden hat oder etwas ablehnen möchte.
4. Zugeständnisse zum Schluss: Japaner betrachten Dinge ganzheitlich: Erst nach Erfassen der Gesamtsituation und aller Details fällen sie ihr Urteil. In diesem Sinne machen sie Zugeständnisse meistens erst in der Schlussphase einer Verhandlung.
5. Closing Squeeze: Japaner feilschen meistens nicht um Preise. Wichtiger sind ihnen meistens ein einwandfreies Produkt und guter Service. Wenn das Verhandlungspaket inklusive Preis bereits geschnürt ist, legen Japaner in einem Closing Squeeze oft noch einmal nach und verlangen zusätzliche Extras wie verbesserten Kundendienst, Schulungen, schnelleren Lieferservice oder ähnliches. Plane dies mit in deine Kalkulation ein!
6. Leadership-Unterschiede: Auch wenn in deinem Unternehmen eine flache Hierarchie herrscht, zeige als Chef vor dem japanischen Kunden, harte Kante gegenüber deiner Mitarbeiter. Sonst wirst Du als schwache Führungskraft gesehen.
In Japan erwarten hochrangige Personen, vor einem offiziellen Treffen über neue Vorschläge informiert zu werden. Wenn sie während des Meetings von einem Thema überrascht werden, fühlen sie sich oft übergangen und lehnen möglicherweise allein aus diesem Grund ab. Daher ist es wichtig, hochrangige Personen vor dem Meeting einzeln anzusprechen und gegebenenfalls zu informieren. Dies bietet die Gelegenheit, ihnen den Vorschlag zu unterbreiten und ihre Reaktion zu beurteilen. Dies ist auch eine gute Gelegenheit die Meinung ihres Gegenübers besser einzuschätzen. Dieser Prozess wird als Nemawashi bezeichnet.
Die Verhandlung
Vorbereitung
1. Nutze das bereits erwähnte Nemawashi. Pflege im Vorfeld Kontakte mit deinen Verhandlungspartnern und versuche, etwas über Stimmung und Verhandlungsposition herauszufinden.
2. Stimme Anzahl und Rollenverteilung deines Teams möglichst auf das der Partner ab. Lege Rollen wie Wortführer, technischer Experte und Beobachter fest.
3. Bereite dich inhaltlich und strategisch gut vor. Japaner legen Wert auf harte Fakten und ausreichend „evidence“ zu deren Untermauerung. Arbeite im Vorfeld gemeinsam Alternativen zu deiner Verhandlungsposition aus und gehe das „worst case“-Szenario genau durch.
Während der Verhandlung
1. Stelle zu Beginn und auch während der Verhandlung (besonders dann, wenn es einmal brenzlig wird) immer wieder deine gute Beziehung zum Partner, die Historie der Zusammenarbeit und gemeinsame Erfolge in den Vordergrund.
2. Gehe induktiv vor! Erkläre deine momentane Position und gehe auf dieser Basis zu den einzelnen Verhandlungspositionen über.
3. Stelle viele Fragen! Fragen, auf die Du unbefriedigende oder unvollständige Antworten erhältst, kannst Du mit anderen Worten oder aus einer anderen Perspektive erneut stellen. Viele Fragen von der japanischen Seite sind ein Zeichen von Interesse.
4. Fasse im Verlauf des Gesprächs wichtige Punkte oder Punkte, die unklar sind, aus deiner Sicht zusammen („My understanding is.....“)
5. Nutze Pausen und unterbreche das Schweigen der Japaner nicht frühzeitig.
6. Lasse dich nicht zu früh auf Konzessionen ein. Erkläre, dass man manche Einzelheiten nur unter Berücksichtigung der Gesamtsituation entscheiden kann.
7. Schiebe bei brenzligen Punkten oder bei internem Abstimmungsbedarf Pausen ein.
8. Versuche, zusätzlich zu den offiziellen Verhandlungen informelle Gespräche außerhalb der eigentlichen Arbeitszeit zu führen.
9. Halte als Trumpfkarte einen Mediator bereit, der bei beiden Parteien hohes Ansehen genießt.
Nachbereitung
1. Sorge zumindest für einen kurzen informellen Gedankenaustausch nach der Verhandlung.
2. Bleibe im Prozess des Nemawashi und halte Kontakt auf einer unteren Ebene.
3. Verfasse nach jedem Treffen einen kurzen Bericht, der dein Verständnis der Inhalte und getroffenen Abmachungen umfasst.
4. Bedenke, dass Japaner Verträge machen und diese auch als bindend aber nicht als unabänderlich betrachten. Es ist möglich, dass die japanische Seite versucht, einzelne Konditionen während eines Vertragszeitraumes in Frage zu stellen oder neu zu verhandeln. Die Begründung ist häufig, dass sich die Voraussetzungen für die jeweiligen Konditionen in der Zwischenzeit geändert haben.