Das Geschäftsessen
In Japan werden wichtige Themen oft inoffiziell besprochen und abgewickelt. Das Geschäftsessen ist daher einer der wichtigsten Orte für Verhandlungen.
Im nächsten Schritt schauen wir uns den Ablauf eines typischen Geschäftsessens mit den japanischen Kunden genauer an. Wichtig zu wissen ist, dass du Japaner auch im Ausland gerne japanisch essen gehen. Wenn du allerdings ein japanisches Restaurant für diese Zwecke reservierst, ist es wichtig, dass du vorab ganz sicher bist, dass es ein wirklich traditionelles japanisches Restaurant ist und kein eingedeutschtes. Hast du mehrere Geschäftsessen mit deinen Kunden/Kollegen aus Japan geplant, kannst du auch zwischendurch ein traditionell deutsches Lokal wählen.
Auch wenn du merken wirst, dass es beim Geschäftsessen selbst sehr ungezwungen zugehen wird, ist es Pflicht, zum Essen im Anzug oder mindestens sehr business casual zu erscheinen. Japanische Pünktlichkeit bedeutet, ca. 20 Minuten vor der vereinbarten Zeit vor Ort zu sein. Für dich bedeutet das, mindestens 30 Minuten früher am jeweiligen Restaurant auf deine Kunden zu warten. Die Wartezeit lässt sich bereits sinnvoll nutzen, um dir einen Überblick im Restaurant zu verschaffen: Wo ist dein Tisch? Welche Sitzordnung wäre an dem Tisch möglich? Es ist dringend notwendig, die Rollenverteilung zu klären – auch in deinem eigenen Team. Wer macht die Bestellung? Wer übergibt die Geschenke? Wo ist die Toilette? Gerade die Frage nach der Toilette ist ebenfalls wichtig. Wenn du ein Parfüm trägst, bedenke auch hier die japanische Zurückhaltung. Trage kein starkes Parfüm!
Nachdem du die japanischen Kollegen in Empfang genommen und begrüßt hast, ist es wichtig, dass nun jede Person den richtigen Platz am Tisch einnimmt. Die Sitzordnung gestaltet sich hierbei wie folgt: Die niedrigeren Angestellten sitzen dort, wo der Kellner am nächsten ist, je höher der Rang, desto weiter entfernt. Die niedrigen Angestellten kümmern sich um das Bestellen und alles andere. Das bedeutet, dass die höchstgestellten, soweit wie möglich vom Gang entfernt, sitzen sollten. Versuche auch unbedingt, nicht den Tisch direkt neben der Toilette zu reservieren. Solltest du dennoch das Pech haben, wäre der beste Platz in diesem Fall jener, der am weitesten vom Eingang der Toilette entfernt ist.
Während des Geschäftsessens ist es wichtig, dass du das geschäftliche Thema nie direkt ansprichst. Beim Geschäftsessen geht es Japanern vor allem darum, deine neuen Kollegen besser kennenzulernen. Stelle dich darauf ein, dass viel getrunken wird. Der Umstand des Betrunkenseins ermöglicht Japanern auch gegenüber „Fremden“, ihre Tatemae (Maske) abzulegen und Honne (Wahrheit) zu zeigen. Mache dir das zunutze. Das bedeutet für dich jedoch im Umkehrschluss auch, dass du ebenfalls Alkohol trinken musst. Solltest du oder ein Kollege Nichtalkoholiker sein, lass dich besser für den Abend des Essens entschuldigen, als vor Ort nicht zu trinken.
Beim Geschäftsessen geht es vordergründig darum, die Klienten zu unterhalten. Hierbei geht es vor allem um Smalltalk. Ein guter Themenstart ist das Wetter oder bekannte Nachrichtenthemen. Dann sucht man gemeinsam das Essen aus. Während des Essens kann man über Gemeinsamkeiten und Hobbies sprechen, um den japanischen Kollegen die Möglichkeit zu bieten, sich zu entspannen. Hin und wieder kann man auch dezent nach den Absichten und Plänen fragen, wobei klar sein sollte, dass diese Gesprächsthemen bei einem Geschäftsessen nicht im Vordergrund stehen sollten.
Denke an die Rollenverteilung. Einer deiner Kollegen sollte damit beauftragt sein, immer wieder neue Getränke zu bestellen, sobald sich die Gläser der Japaner der 30%-Marke nähern. Dieser Kollege ist auch damit beauftragt, im Falle von nachzuschenkenden Getränken, immer wieder persönlich die Gläser deiner Kunden und des eigenen Teams aufzufüllen. Diese Arbeit ist von enormer Wichtigkeit und muss den gesamten Abend pedantisch verfolgt werden.
Noch bevor du dich von deinem Kunden verabschiedest, frage, wie du nach Hause kommen möchtest. Zu Fuß? Mit dem Taxi? Öffentlich? Je nachdem beauftragst du das Restaurant, ein Taxi zu rufen. Im Normalfall übernimmst du die Kosten für das Taxi. Sollten deine Kunden öffentliche Verkehrsmittel nutzen wollen, checkst du für sie die Verbindungen. Die Kosten des Essens werden in Deutschland immer von dir getragen. Um diese Entscheidung für Japaner angenehm zu gestalten, tue so, als müsstest du auf die Toilette und bezahle dann die Rechnung. Wenn du die Japaner verabschiedest, verharre an deiner Position und blicke den Japanern nach, bis sie außer Sichtweite sind. Drehe dich nach der eigentlichen Verabschiedung nie direkt um und gehe selbst deines Weges.